1 Yleistä

Isännöintitoimisto Tarhala Oy on sitoutunut suojaamaan asiakkaidensa yksityisyyttä ja tarjoaa mahdollisuuden vaikuttaa tietojen käsittelyyn. Tällä tietosuojaselosteella informoimme asiakkaitamme heidän henkilötietojensa käsittelystä. Asiakkaan on hyväksyttävä tämän tietosuojaselosteen ehdot käyttääkseen Isännöintitoimisto Tarhala Oy:n palveluita. Keräämämme tiedot voidaan jakaa käyttäjän antamiin, verkkopalveluiden käytöstä havannoituihin sekä analytiikan avulla johdettuihin tietoihin. Käytämme tietoja:

– Helppokäyttöisen ja turvallisen palvelun toimittamiseen
– Hyvän asiakaskokemuksen tarjoamiseen
– Tuotesuositusten ja markkinoinnin parantamiseen
– Asiakaspalvelun ja verkkokaupan kehittämiseen

 

2 Rekisterin pitäjä

Isännöintitoimisto Tarhala Oy, 2354118-4
Kyminlinnantie 6
48600 Kotka

Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö
Teemu Tarhala / Juha Sinisalo
teemu@tarhala.fi / juha.sinisalo@tarhala.fi

 

3 Rekisterin nimi

Tarhala-asiakasrekisteri

Rekisterin tietosisältö
Tarhala-asiakasrekisteri sisältää seuraavat tiedot:

– Asiakkaan etu- ja sukunimen
– Asiakkaan osoitteen, sähköpostin ja puhelinnumeron
– Asiakkaan omat annetut lisätiedot
– IP-osoitteen

Tietojen pääasiallinen lähde on käyttäjä itse. Kaikki tiedot säilytetään yrityksen ERP- ja CRM-järjestelmien tietokannoissa 6 vuotta.

Miten tietojani säilytetään ja suojataan?
Kaikki henkilötiedot ovat suojattu asiattomalta pääsyltä ja vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta tietojen hävittämiseltä, muuttamiselta, luovuttamiselta, siirtämiseltä tai muulta laittomalta käsittelemiseltä. Kaikkea pääsyä henkilötietoon valvotaan hyvien käytäntöjen mukaisesti.

 

4 Kuka käsittelee henkilötietojani?

Asiakastietoihin on pääsy vain Isännöintitoimisto Tarhala Oy:n omilla työntekijöillä. Kukin henkilökunnastamme näkee asiakastietoja vain niiltä osin kuin se on työtehtävien suorittamiselle välttämätöntä. Käytämme luotettuja sopimuskumppaneita, jolloin tietoa voidaan siirtää kolmannelle osapuolelle. Kaikkien kumppanien kanssa on sopimuksissa huomioitu EU:n tietosuoja-asetuksen ja muun lainsäädännön asettamat vaatimukset.

Tietojen käsittelystä vastuussa oleva yritys:
Isännöintitoimisto Tarhala Oy, 2354118-4
Kyminlinnantie 6
48600 Kotka

 

5 Kuinka kauan tietojani säilytetään?

Säilytämme henkilökohtaisia tietojasi vain tarvittavan ajan, jotta voimme täyttää tässä selosteessa kuvatut käyttötarkoitukset. Lisäksi joitain tietoja voidaan säilyttää kauemmin niiltä osin kuin se on tarpeen laissa asetettujen velvollisuuksien, kuten kirjanpitoa koskevien vastuiden, toteuttamiseksi ja niiden asianmukaisen toteuttamisen osoittamiseksi. Asiakkaan pyynnöstä häntä koskeva henkilötieto voidaan poistaa tai anonymisoida Isännöintitoimisto Tarhala Oy:n järjestelmistä. Poisto ja anonymisointi-toimenpide on peruuttamaton, emmekä voi palauttaa poistettuja tietoja. Osalle tietoa lainsäädäntö asettaa velvoitteita tiedon pidempiaikaiselle tallentamiselle, mm. seuraaviin tarkoituksiin:- Kirjanpitolaki määrittelee tiedolle pidempiä säilytysaikoja riippumatta siitä sisältääkö aineisto henkilötietoja tai ei.

– Järjestelmien lokitietoa kerätään ja säilytetään lain edellyttämällä tavalla, jotta voimme tarjota lainmukaisen ja turvallisen verkkopalvelun asiakkaillemme
– Riittävien varmuuskopioiden ottaminen kaupan tietokannoista ja järjestelmistä tietojen turvaamiseksi, virhetilanteiden korjaamiseksi ja tietoturvan sekä jatkuvuuden varmentamiseksi.

 

6 Evästeiden tietosuojakäytäntö

Pysyvillä evästeillä tallennamme aloitussivuasi koskevat tiedot ja kirjautumistietosi, jos sisäänkirjautuessasi valitset ”Muista minut”.
Istuntokohtaisia evästeitä käytämme, kun olet kirjautunut sisään.

 

7 Millaisia oikeuksia minulla on?

Asiakkaana sinulla on oikeus: Saada pääsy itseäsi koskeviin henkilötietoihin, mukaan lukien oikeus saada jäljennös sinua koskevista henkilötiedoista
Pyytää itseäsi koskevien henkilötietojen oikaisemista tai poistamista
Tietyin edellytyksin pyytää käsittelyn rajoittamista tai vastustaa henkilötietojen käsittelyä
Lisäksi, jos käsittely perustuu erilliseen suostumukseen, sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Huomaathan, ettei tämä vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista suoritettuun tietojen käsittelyn lainmukaisuuteen. Voit tehdä oikeuksiesi käyttämistä koskevan pyynnön ottamalla yhteyttä asiakaspalveluumme. Pyynnön tulee olla riittävällä tavalla yksilöity, jotta asiakaspalvelumme voi todentaa henkilöllisyytesi. Ilmoitamme sinulle, mikäli emme joiltain osin pysty toteuttamaan pyyntöäsi, kuten poistamaan kaikkia tietoja, joiden säilyttämiseen meillä on lakisääteinen velvollisuus (esimerkiksi luotonantotiedot) tai oikeus. Jos huomaat, että käsittelyssä on puutteita tai se on lainvastaista, sinulla on oikeus tehdä asiasta valitus tietosuojaviranomaiselle.

 

8 Luovutetaanko henkilötietojani kolmansille osapuolille?

Voimme luovuttaa joitakin välttämättömiä tietoja kolmansille asian käsittelyn sitä vaatiessa. Käytämme asiakastietoja kolmansien osapuolten kanssa myös analytiikka- ja personointitarkoituksiin. Analytiikka- ja personointitarkoituksiin käytetty tieto on anonymisoitua tai pseudonymisoitua aina mahdollisuuksien mukaan. Vain me pystymme yhdistämään käytetyn pseudonymisoidun tiedon nimeesi. Tarvittaessa luovutamme tietoja myös viranomaisille. Informoimme tietopyynnöistä aina myös asiakasta, jos se on lain puitteissa sallittua. Välitämme tietoja seuraaville kolmansille osapuolille:

Analytiikka- ja tilastointikumppaneille
– Sähköpostimarkkinointikumppaneille, jos asiakas on sallinut kuukausikirjeen, selaushistoriaan perustuvan viestinnän.
– Huoltoyhtiölle.

Asiakas voi rajata tietojen luovuttamista markkinointi- ja analytiikkatarkoituksiin.

 

9 Käytetäänkö kaupan sivuilla evästeitä ja mitä ne ovat?

Isännöintitoimisto Tarhala Oy käyttää evästeitä (”cookies”) ja muita vastaavia tekniikoita, kuten selaimen paikallista varastoa (“local storage”). Evästeet ovat päätelaitteen selaimen ja palvelimen välisiä pieniä tekstitiedostoja. Evästeillä ja muilla tunnisteilla on määritetty voimassaoloaika, jonka jälkeen selain poistaa tunnisteen. Käytämme näitä tekniikoita toimintojen toteuttamiseen, personointiin sekä analytiikkaan ja markkinoinnin kohdentamiseen. Toiminnallisia evästeitä ja paikallista varastoa käytetään mm. asiakkaan tunnistamiseen, kirjautumisen ylläpitämiseen, toimitusaika-arvioihin ja ostoskorin toimintoihin. Näihin toimintoihin evästeiden ja paikallisen varaston käyttö ja niiden käytön hyväksyminen on pakollista. Palvelimen asettamat toiminnalliset evästeet ja paikallisen varaston muuttujat säilyvät selaimessa 15min-24kk, ellei niitä erikseen poisteta selaimen asetuksista. Sivustolla käynti asettaa evästeet ja paikallisen varaston muuttujat uudelleen selaimen sen salliessa. Käyttökokemuksen personoinnin avulla voimme tarjota parempia palveluita. Toimintoa varten asiakkaan selaimeen asetetaan RichRelevancen eväste. Nämä evästeet säilyvät selaimessa 30min-24kk. RichRelevancelle lähetettävä tieto, kuten tuotesivuilla vierailut ja hakuhistoria, on anonymisoitua, eikä kolmannen osapuolen ole mahdollista selvittää asiakkaan identiteettiä. Analytiikkaan ja markkinoinnin kohdentamiseen käytetty tieto on anonymisoitua aina kun se on mahdollista. Muutoin käsittelemme tietoja henkilökohtaisina niiltä osin kuin tunniste sisältää asiakkaan kohdentavia tietoja, kuten IP-osoitteen. Myös tunnisteet, jotka on yhdistetty asiakkaaseen jollakin tapaa, käsitellään henkilökohtaisena tietona. Analytiikkaan ja markkinoinnin kohdentamiseen käytettyjen tunnisteiden voimassaoloaika on 30s-24kk.
Hyödynnämme Google Analyticsia mm. sivustomme käyttöön, suosittuihin tuotteisiin, trendeihin ja myyntiin liittyvässä analytiikassa. Googlelle lähetettävä tieto on anonymisoitua. Lue lisää Google Analyticsin tietojen käsittelystä. Muut analytiikkaan ja markkinoinnin kohdentamiseen käyttämämme tekniikat, kuten kuvapistetunnisteet auttavat meitä ymmärtämään paremmin asiakkaidemme käyttäytymistä ja kertovat meille mitkä asiat asiakkaitamme kiinnostavat ja mitkä toiminnot ja palvelut ovat asiakkaillemme hyödyllisimpiä. Analytiikka- ja markkinointikumppaniemme käyttämistä tunnisteista voi kieltäytyä ottamalla käyttöön selaimen Do Not Track -toiminnon ja asettamalla selain hylkämään kolmannen osapuolen evästeet.

 

10 Voidaanko tätä tietosuojaselostetta muuttaa?

Palveluiden kehityksen ja läinsäädännön muutosten johdosta pidätämme oikeuden muuttaa tietosuojaselostetta. Merkittävistä muutoksista tietosuojaselosteeseen ilmoitetaan rekisteröityneille asiakkaille ehtojen päivityksen yhteydessä.

 

11 Mihin voin ottaa yhteyttä?

Isännöintitoimisto Tarhala Oy, 2354118-4
Kyminlinnantie 6
48600 Kotka

teemu@tarhala.fi / juha.sinisalo@tarhala.fi